オフィスのデスクが煩雑だと起こるリスク

「自分のデスク、きれいだと思いますか?」

この質問を私の職場の人たちにしてみると、
「きれいだと思うよ」
と答えた人は、残念ながら半分もいませんでした。

たしかに、デスクの上は右を見ても左を見ても書類だらけ。
山積みになった書類の中、申し訳なさそうにキーボードがこっそりと顔を出しています。
足元を見ても靴やビニール傘が落ちていたり・・・うーん、お世辞にもキレイとは言えませんね。

「優秀な人ほど机が汚い」なんていわれることもあります。
たしかに、書類が山積みになっているにも関わらず、何故かすぐに必要な書類をバッと取り出して「ス、スゴイ!」なんて言われているのを見たことがあります。
でもそれって、山積みの中から見つけ出すのがスゴイのであって、必要な書類をすぐ取り出すこと自体は、普通の極みです。
また、実はオフィスのデスクを汚いままにしていると、さまざまなリスクがあるんですよ。いくつかご紹介しましょう。

ストレスの負のスパイラル

一般的に、ストレスが溜まっていると、デスクが汚れるといわれています。
そして、デスクが汚い状態で仕事をしていると、どんどんストレスが溜まっていきます。
つまり、ストレスの負のスパイラルに陥ってしまうのです。
それを脱却する為には、当然ですが「デスクを整理する」他ありません。

個人情報のリスク

皆さんの会社の中には、Pマーク(プライバシーマーク)を取得されている、あるいは取得を目指している企業も多いでしょう。
プライバシーマークの規格の中には、「クリアデスク」という言葉が入っています。
個人情報を含む書類をオフィスのデスクに放置したまま離席してはいけないという内容なのですが、山積みの書類の中には、個人情報が記載された書類も潜んでいるかもしれません。
個人情報の流出が問題になっている現代だからこそ、例え紙であっても慎重に取り扱う必要があるはずです。

周りの社員に迷惑がかかる

隣にいる社員さんが、まるで高さを競うが如く書類を山積みにしているのならば、もう何も言うことはありません。とことん高みを目指しましょう。
しかし、隣の社員さんがとってもキレイ好きな人だとしたら・・・ただただストレスを感じているかもしれません。
いつ書類の山が雪崩れを起こすのか、不安で夜も眠れない日々を過ごしているかもしれません。

作業効率を上げるデスクの使い方をご紹介

デスクの整理・整頓方法をご紹介する前に、作業効率を上げるデスクの使い方をご紹介しましょう。
えっ、なんでそっちが先かって?
なぜなら、そもそもデスクの使い方を知っておかないと、一度整理・整頓しても、すぐに汚くなってしまうからです。
彼女が初めて家に遊びに来るとき、凄まじい勢いで片付けてキレイにするけど、1週間もすれば元通りになってしまう。これとまったく同じです。

デスクを上手に使うことで大事なこと。それは、ルールを作ることです。
どんなに忙しくても、急いでいても、そのルールに則った使い方をすれば、どこに何があるかを把握でき、ムダにデスクが汚くなることはないので、作業効率もグーンとアップします。

ではそのルールとは何か?
それはズバリ、「緊急リスト」「重要リスト」を作ることです。
その2つのリスト用に、書類をまとめて置くことができるトレーやボックスが2つあると、わかりやすくて便利ですね。

例えば、
「重要度は高いけど、急ぎでやる必要はなくて、じっくり考えたい資料」は重要リストのボックスに、
「緊急性が高いけど、重要度はそこまで高くないので、とりあえずざっと確認すればよい」というものは緊急リストボックスに、といった形です。
※ちなみにこれは、パソコンのデスクトップにも応用できますよ!

この使い方に慣れてくると、重要度リストの中でもさらに重要度合いで段階分けできたりと、書類の管理がとっても楽になってくるはずです。ぜひ参考にしてみてくださいね。

場所別!おすすめのデスクの使い方・整理方法

それでは次に、どのようにデスクを整理すれば良いのか、場所別でご紹介しましょう。

デスクの上

気軽に物を置けるのでついつい煩雑になりがちなデスクの上ですが、私の経験上、デスクの上に物を置いても何一ついいことがありません。
なので、デスクはこのように使いましょう。

作業スペースにはパソコンが置かれるわけですが、ここには絶対にパソコン以外の物を置かないと神に誓って欲しいです。
あなたが作業をしている時、マウスやキーボードは常に稼動しているはずです。
その周りに物があることは、あなたの集中力を最も妨げ、作業効率を落としてしまいます。
ボックススペースには、先ほどの重要リスト・緊急リストのボックスや、トレーを置くことが望ましいですね。
きっと、あなたの作業を捗らせてくれることでしょう。

汎用スペースには、ビジネスフォンやよく使う文房具、メモ帳、飲み物などを置きましょう。
ですがこのスペースも、何も考えないでいると、たちまち無限の増殖が始まり、気づけば他のスペースにも侵食してしまう可能性があります。
本当によく使う物だけを置きましょう。

引き出し(上部)

一番上の引き出しは、基本的に文房具を入れるスペースとして活用しましょう。
職種によっていろいろな物があるでしょうが、ペン類、ハサミなどの文具類、付箋は、トレーの中でキチンと区分けすることが重要です。
必要に応じて、トレーを追加することも手ですね。

引き出し(中部)

何を入れれば良いのかよくわからず、広いスペースなのでついいろいろな物を入れてしまう中段の引き出しは、最もカオスゾーンになりがちです。
真ん中の引き出しは書類や文具ではなく、ストックする物を入れておくと便利です。
・CDやDVDなどのメディア
・伝票
・封筒、便箋
・名刺ストック
・辞書関連
・お菓子、ガムなど
などを入れておくのがベストです。

引き出し(下部)

一番下の引き出しは、最も深いスペースを持っているので、書類を保管しておくのに便利です。
ただしここでも注意が!
必ず案件ごとにファイリングしましょう。
さらに、保管期限をあらかじめ決めておいて、期限が過ぎたものは容赦なく処分する習慣をつけましょう。
保管期限を四半期と決めたならば、期末には今の書類は全て処分(もしくは共有の保管スペースに移動)。
キレイさっぱりな状態で期首を迎えましょう!

整頓されたデスクがビジネス効率を上げる

いかがでしたか?ペーパーレス化が進んでいる世の中とはいえ、まだまだ紙ベースでの情報受け渡しが多い中、デスクを常に整理された状態をキープするのは、なかなか大変です。
ただ、整頓されたデスクで仕事をすることは、心にも余裕が生まれ、集中力もアップするなど、たくさんのメリットを秘めています。
今回ご紹介した、重要リスト・緊急リストの作成と、場所別の整理・使い方をぜひ参考にしていただき、あなたのワークライフをさらに充実させましょう!